web app

CNTT trong doanh nghiệp là một khái niệm không hề mới trong hơn chục năm gần đây, đặc biệt là việc ứng dụng phần mềm vào quản lý doanh nghiệp. Nhưng có bao giờ bạn tự hỏi vì sao doanh nghiệp cần phải áp dụng phần mềm vào trong việc quản lý và vai trò của những phần mềm này đối với doanh nghiệp là như thế nào? Doanh nghiệp của bạn đã có những chính sách hướng dẫn để nhân viên, đặc biệt là những người mới hiểu rõ tầm quan trọng của loại công vụ này?

Đây sẽ là bài viết chúng tôi muốn bổ sung vào những kiến thức còn mơ hồ về tầm quan trọng của các loại phần mềm trong quản lý doanh nghiệp.

Phần mềm và quản lý doanh nghiệp

Từ những bộ phần mềm chạy trên hệ điều hành Windows phổ biến một thời cho đến bây giờ là công nghệ thiết kế web-app chạy trên nền tảng website, chưa bao giờ phần mềm giảm tầm ảnh hưởng của nó đối với doanh nghiệp. Ngược lại, doanh nghiệp lại càng không thể sống và phát triển nếu thiếu phần mềm, kể cả đó là loại phần mềm cơ bản nhất như Word, Excel,…

Sự xuất hiện của phần mềm không phải mới gần đây nhưng chỉ gần đây doanh nghiệp mới tận dụng nhiều tiện ích từ phần mềm và những loại công nghệ mới được tích hợp. Tôi thật sự không thể hình dung được sẽ thế nào nếu doanh nghiệp bây giờ không sử dụng ít nhất một loại phần mềm hỗ trợ quản lý.

Tại sao doanh nghiệp luôn cần phần mềm

Máy tính và phần mềm là hai thứ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Thử hình dung xem liệu sẽ thế nào nếu doanh nghiệp không có phần mềm. Từ những năm 2000 đầu tiên truyền thông đã dậy lên thông tin về những loại phần mềm có ích cho cuộc sống. Và để sử dụng bạn cần phải có một chiếc PC. Thời bấy giờ Windows vẫn là hệ điều hành phổ biến và mạnh mẽ nhất. Nhưng mà điều này có liên quan gì đến phần mềm và doanh nghiệp?

Hầu hết phần mềm ở doanh nghiệp đều được thực hiện trên những chiếc PC cao cấp, cấu hình mãnh mẽ để đủ sức chạy hàng loạt phần mềm đã được cài đặt trước đó. Như vậy để phần mềm hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần phải đầu tư hệ thống các máy tính tương đối có chất lượng vì một doanh nghiệp nếu muốn vận hàng và quản lý tốt không chỉ cần duy nhất một phần mềm là đủ.

Sau đây, tôi sẽ cho bạn thấy lý do tại sao doanh nghiệp lại cần phải có phần mềm:

Thay thế giấy tờ

Nghe có vẻ đơn giản nhưng đây lại là lý do căn bản nhất mà đến bây giờ vẫn còn rất quan trọng đấy nhé. Các chuyên gia công nghệ vẫn đang không ngừng tìm ra những loại công nghệ tiên tiến hơn nhằm hỗ trợ cho việc quản lý giấy tờ tại công ty hoàn hảo nhất. Nhưng ở thời điểm hiện tại, các phần mềm cũng tương đối hữu dụng với vai trò này.Bạn biết đấy, giấy tờ có thể thất lạc, thất thoát do nhân lực quản lý yếu kém nhưng phần mềm một khi đã được lưu bạn hoàn toàn yên tâm. Mà công nghệ bây giờ thì hệ thống đã đạt đến mức lưu tự động lại càng khỏi phải lo khoản cúp điện bất chợt hay vô tìm chân chạm dây điện nữa. Hơn nữa, bảo quản giấy tờ  lại cần bộ phận quản lý. Chi phí cho nguồn nhân lực này cũng không phải là ít.

Một ví dụ đơn giản tôi có thể cho bạn thấy vai trò thay thế giấy tờ của các phần mềm. Golden Gate là thương hiệu nhà hàng Quảng Đông nổi tiếng khắp châu Á, với hệ thống chuỗi nhà hàng phân bố ở nhiều quốc gia. Giả sử Golden Gate không sử dụng phần mềm quản lý mà dùng bộ phận QC/QA đi kiểm tra chất lượng từng nhà hàng xong đem tờ giấy về báo cáo với cấp trên. Rồi từ cập trên lên báo cáo với tổng công ty. Biết đâu được trong quá trình di chuyển do vô tình hoặc sự cố gì đó vụ án thất lạc xảy ra, giấy tờ bị mất, bị lem luốt, hư hỏng nặng không đọc được hoặc vô tình mưa rơi trên “giấy ai”. Lúc này biết phải làm sao. Một là báo với cấp trên cho thêm vài ngày để trở về địa điểm cũ làm lại báo cáo, hai là tự thú rồi và chịu trách nhiệm, nặng thì có khi bị mất việc. Trong khi đó dùng phần mềm submit phát lên thẳng tới anh tổng giám đốc xem ngay lập tức, không mất, không lạc, không mất thời gian di chuyển. Thời gian được rút ngắn hơn mấy chục lần. Hay gần hơn, ở Việt Nam một công ty có hai chi nhánh đặt ở Hà Nội và Hồ Chí Minh. Khi cần gửi báo cáo về công ty tổng ở Hồ Chí Minh nếu có phần mềm quản lý nội bộ, nhân viên ở Hà Nội chỉ cần nhập thông tin chi tiết vào phần mềm, nhấn Enter là ngay lập tức ở bên kia chiến tuyến quản lý có thể kiểm tra ngay lập tức.

Đó chỉ mới nói về việc trao đổi giấy tờ giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các chi nhánh với nhau. Ngoài ra việc lưu trữ cũng xảy ra nhiều “nỗi đau” mà chỉ người trong nghề mới hiểu được. Dù quản lý tốt nhưng đôi khi bạn không thể kiểm soát và dự báo hết tất cả các tình huống xấu có thể xảy ra. Thứ nhất, đối với các doanh nghiệp lớn, hồ sơ, giấy tờ nhiều, chỉ cần trong thời gian ngắn là đã kín hết tủ trong doanh nghiệp buộc phải hủy hoặc tìm cách tăng thêm tủ lưu trữ. Hủy rồi thì khó hoặc không thể khôi phục lại. Vấn nạn này rất nhiều công ty đã gặp phải. Thật ra khi hủy chúng ta không thể dự đoán được điều gì sẽ xảy ra trong tương lai chẳng hạn một sự cố xảy ra mà bị lấp liếm cho qua, đến khi phát hiện công ty cần phải lục lại hồ sơ cũ, lúc này còn đâu nữa mà tra. Chưa nói nếu lưu trữ trong tủ quá lâu cũng không tránh khỏi khả năng chúng có thể bị hỏng, cháy, mối mọt,… Thay vào đó với phần mềm bạn có thể thách thức được tất cả các sự cố trên. Đặc biệt những loại hồ sơ quan trọng như hồ sơ thị trường bạn có thể lưu trữ cả 5 năm, 10 năm, 20 năm vẫn tốt.

Trước đây hi các doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý, đa phần các công ty có một chức vụ khá quan trọng là phòng văn thư, chịu trách nhiệm quản lý tất cả các loại hồ sơ, giấy tờ ra vào, lưu trữ của cả công ty. Thật sự là lúc đó các công ty phải tốn kém rất nhiều tài nguyên cho bộ phận này, vừa tốn kém nhân lực, vừa tốn kém chi phí mà tính đảm bảo lại không bằng quản lý với phần mềm. Thử xem một văn thư có thể tìm kiếm tài liệu từ 5 năm trước có nhanh như tìm kiếm trên phần mềm không. Enter một cái là có ngay lặp tức, thao tác không tới 1 giây.

Tính chính xác

Liên quan đến giấy tờ tôi muốn nói luôn đến tính chính xác của việc sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp. Tôi nghĩ đặc điểm này cũng tương đối quan trọng. Đó là lưu trữ giấy tờ theo cách thức truyền thống có thể bị sai, tôi không nói đến sai chính tả, tôi muốn nói đến khả năng sai thông tin dữ liệu. Một vài công ty có trường hợp thế này: mỗi hồ sơ có hàng chục tài liệu, mỗi bộ tài liệu được thể hiện bằng nhiều tờ giấy soạn thảo thể hiện cho mỗi “task” trên công ty. Sự cố xảy ra khi nhiều có rất nhiều tài liệu tương tự nhau, chẳng hạn như mẫu thông tin đơn hàng chẳng hạn. Mỗi tờ đều phải lặp lại một phần thông tin, thậm chí có cái giữ lại khoản 90% nội dung, chỉ thay thế một vài dữ liệu quan trọng hoặc phải xóa bớt một số dữ liệu của bản củ. Thật ra ở các công ty vẫn thường hay làm như vậy để tiết kiệm thời gian. Nhưng sẽ ra sao nếu người nhập liệu nhập thiếu thông tin hoặc còn giữ lại một số dữ liệu cũ của bản trước. Các công ty sợ điều này nhất. Lỗi nhập liệu nếu nhẹ, tức là hồ sơ thông tin nhân viên hay báo cáo quản lý đơn giản thì không sao, nhưng nếu quan trọng có khi ảnh hưởng đến doanh thu khủng, nặng hơn là uy tín của công ty cũng lung lay chỉ vì một con số 0. Đó là thực tế của rất nhiều công ty chưa tận dụng phần mềm. Nếu không dùng phần mềm, hồ sơ cứ thế được gửi cho quản lý phê duyệt, quản lý mà không cẩn thận nữa thì mọi thứ coi như xong luôn. Trong khi đó, nếu nhân viên lưu trữ báo cáo, hồ sơ lên phần mềm, hệ thống không đồng bộ được dữ liệu tức là đã có cái gì đó sai sai và nhân viên sẽ phải kiểm tra lại cho đến khi khớp dữ liệu thì thôi. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm về các sự cố như hiệu ứng Domino không thể nào xảy ra với tính năng này của các phần mềm được.

Tính đồng bộ hóa

Như ví dụ về dữ liệu ở trên tôi có đề cập đến tính đồng bộ hóa. Thuật ngữ này tôi nghĩ bạn đã quá quen thuộc rồi. Chắc chắn trên chiếc Smartphone của bạn phải có tính năng này. Đồng bộ Email từ laptop với điện thoại di động, đồng bộ danh bạ với một số ứng dụng trên di động,… Đồng bộ hóa trên di động ngày nay đã rất phổ biến với thao tác đơn giản và là cách giúp bạn cập nhật thông tin nhanh nhất.

Trên phần mềm, đồng bộ hóa được áp dụng với các thông tin được cho phép, hoặc như các con số báo cáo như phía trên tôi đã ví dụ. Đồng bộ hóa trên phần mềm giúp người sử dụng tiết kiệm được thời gian rất nhiều và cập nhật cũng rất nhanh chóng. Chẳng hạn nhu sếp của bạn đang đi hợp ở Hà Nội muốn bạn cập nhật ngay tình hình kinh doanh mới nhất. Ở tại chỗ làm bạn nhập liệu thông tin mới nhất còn sếp ở ngoài ấy chỉ việc F5 là thấy ngay kết quả. Vô cùng tiện lợi. Tính năng này hiện nay chỉ áp dụng với các phần mềm chạy trên nền tảng Website mà thôi. Những phần mềm chạy trên hệ điều hành truyền thống không làm được đâu nhé.

Không chỉ tiện ích trong khâu tìm kiếm, khi dữ liệu được đồng bộ và lưu trữ toàn bộ trên phần mềm có chi phí thấp hơn nhiều so với lưu trữ thủ công bằng giấy, thời gian lữu trữ cũng lâu hơn rất nhiều.

Tính đồng nhất

Tính đồng nhất tức là giống nhau cho toàn bộ hệ thống. Có thể đó là những quy định chung, File dữ liệu chuẩn, hay quy trình chung cho toàn bộ phòng ban chảng hạn. Thích nhất là phần mềm quản lý thời gian đi làm của nhân viên.  Không lừa đảo, không du di, không chèo kéo, không năn nỉ, mọi thứ cứ dựa trên phần mềm với luật lệ kĩ càng ra mà kiểm tra và phân xử. Ví dụ đi trễ 3p thì trừ lương, không năn nỉ để tập thói quen cho nhân viên làm việc hiệu quả, năng suất cao.

Web application

Tra cứu trong vài giây

Các cấp quản lý có thể ngay lập tức tra cứu các dữ liệu cũ để đối chiếu, ra quyết định kinh doanh hợp lý. Dữ liệu trong phần mềm đã được phân bổ hợp lý. Nếu cần loại thông tin nào chỉ cần gõ đúng từ khóa, kết quả lập tức hiện ra cho bạn lựa chọn hoặc truy xuất ra Excel để tiện xử lý. Tính năng tra cứu này thấy đơn giản nhưng nó là loại tính năng được xếp vào nhóm tiết kiệm thời gian của phần mềm, còn nhanh hơn cả việc bạn tìm kiếm tài liệu trong bộ quản lý dữ liệu trên các trình duyệt nữa.

Trở lại với ví dụ của chuỗi nhà hàng Golden Gate. Để có thông số lập kế hoạch cho các tháng Tết, người quản lý sẽ phải tra số liệu tại nhà hàng cùng thời điểm năm ngoái kết hợp với các dữ liệu hiện tại của năm nay. Chẳng hạn, sau khi tra cứu anh ta thấy thời gian những tháng tết của 3 năm gần nhất nhà hàng đông hơn bình thường 30% nhưng số lượng nhân viên nghỉ lại mất khoảng 50%, chi phí nguyên liệu thì tăng 25%. Những số liệu này cho anh ta cơ sở để phân tích cũng như chuẩn bị đối sách cho các tháng tết của năm nay. Đó là cả một quá trình dài hơi nhưng nếu có phần mềm hỗ trợ, việc tra cứu thông tin, sắp xếp dữ liệu chỉ trong vài tiếng đồng hồ người quản lý có thể cho ra một bản nghiên cứu tương đối hoàn chỉnh làm cơ sở cho các kế sách giải quyết tiếp theo.

Kiểm soát nhân sự

Nói tới nhân sự không phải chỉ có các anh chị em bên bộ phận HR quan tâm không thôi, mà tất cả những ai đang gánh trên vai trọng trách làm người quản lý chắc chắn sẽ đặc biệt yêu thích. Tính năng kiểm soát nhân sự cho phép người quản lý biết được việc đó do ai làm, hiện tại họ đã làm gì, làm lúc nào, làm ở đâu, thậm chí làm mấy giờ mấy phút. Tất cả số liệu hiển thị rõ ràng, không cãi không chối, không đỗ lỗi được. Tính năng phân quyền cụ thể và chi tiết của phần mềm không chỉ giúp nâng cao chất lượng quản lý nhân viên mà còn giúp hạn chế những bất đồng qua lại của nhân viên với nhau.

Thật sự phần mềm rất quan trọng đối với doanh nghiệp, thậm chí việc nói ra lý do vì sao doanh nghiệp cần phần mềm cũng tương tự như câu hỏi vì sao tôi thích bạn vậy. Rất khó để trả lời chỉ biết rằng phần mềm rất rất quan trọng với doanh nghiệp. Không có phần mềm doanh nghiệp không thể sống nổi qua một tháng đâu.

Những phần mềm cơ bản không thể thiếu

Bạn đã hiểu vì sao doanh nghiệp lại cần có phần mềm rồi đấy. Trở lại câu hỏi mà tôi đã đặt ra ở phần đầu bài viết: Bạn có thể kể tên hết tất cả những phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng? Nếu vẫn chưa kể hết thì tôi sẽ nêu ra giúp bạn những phần mềm quan trọng nhất từ căn bản đến nâng cao biết đâu đấy có cái bạn đang cần nằm trong đây. Nhớ xem thật kỹ công dụng của từng loại phần mềm, đặc biệt là những cái nằm ở cuối nhé.

Microsoft Word

Quá quen thuộc đến mức tôi không nêu ra bạn cũng biết. Microsoft Word là một phần mềm thuộc bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng Microsoft Office. Từ những ngày đầu tiếp cận với công nghệ thông tin khi còn ngồi trên ghế nhà trường chúng ta đã được cầm tay hướng dẫn gõ những phím đầu tiên trên phần mềm này. Bởi tôi nói nó quá quen thuộc mà. Nhưng dù quen liệu bạn có dám tự tin khẳng định mình thông thạo Microsoft trong lòng bàn tay không hay là phải tìm đến Google mỗi khi muốn chỉnh cái gì đó. Bạn có thể chỉ ngay cách tùy chỉnh khi ai đó nhờ vả không. Nếu câu trả lời là không bạn cũng đừng quá bi quan, nếu kiến thức Word của bạn đủ xài cho công việc hiện tại vậy là tốt lắm rồi. Những trường hợp còn lại nếu bạn không biết cứ việc tra Google, không sao cả. Vì thật ra tính năng của Microsoft Word cực kỳ đa dạng. Microsoft Word được làm ra không dành cho một người mà cho toàn thế giới. Nhu cầu của người dùng hoàn toàn không ai giống ai. Nên để mà phần mềm đáp ứng hầu như tất cả yêu cầu sử dụng của tất cả mọi người thì nó phải có rất nhiều tính năng. Và nếu bạn không dùng hết các tính năng đó cũng là chuyện hết sức bình thường. Trường hợp nếu bạn cần tùy chỉnh gì đó trên bản Word ngoài việc tra Google có thể nhờ sự trợ giúp từ trung tâm hỗ trợ của Microsoft Word. Hàng vạn câu hỏi đã được hỏi từ mọi người trên khắp thể giới nên đừng lo là câu hỏi của bạn không có giải đáp. Chỉ sợ một điều là từ khóa câu hỏi của bạn không phù hợp mà thôi.

Phiên bản mới nhất của Microsoft Word là Word 2016. Ngoài các hiệu chỉnh một số tính năng cho phiên bản cũ, bản Word 2016 này thật sự cung cấp cho người dùng nhiều trải nghiệm thú vị.

  • Với Word 2016, bạn có thể tìm thấy tài liệu nghiên cứu có liên quan một cách nhanh chóng mà không cần phải tra Google, tìm kiếm thông tin thông qua các trình duyệt Web.
  • Không chỉ kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp như trước đây, bây giờ phần mềm Word 2016 có thể giúp bạn gợi ý văn phong trong văn bản đang soạn thảo của bạn.
  • Đây mới có thể là điều mà bạn thích nhất. Trò chuyện trực tuyến trên bản soạn thảo thông qua ứng dụng Skype được tích hợp sẵn trong Word. Tính năng này đặc biệt thích hợp nếu bạn là một tác gia hay người làm Content và theo nhóm. Nó giúp bạn trao đổi với đồng nghiệp nhanh chóng dựa trên thời gian thực.
  • Còn gì nữa. Là truy hồi lại bản nháp đã soạn thảo cũ bởi phiên bản lịch sử đã được làm mới chất ngất hơn.
  • Có một chút của Drive khi bạn có thể chia sẻ bạn soạn thảo cho một vài người có liên quan. Họ có thể theo dõi những thay đổi trên văn bản, góp ý hoặc chia sẻ suy nghĩ của mình,…
  • Khả năng thiết kế bản soạn thảo của Word 2013 thì khỏi phải nói rồi đúng không nhỉ. Và nay với Word 2016 tính năng này lại càng ấn tượng hơn nữa. Trước đây giữa văn bản đã lưu dạng .doc và .pdf là hai kiểu hoàn toàn khác nhau. Một kiểu bạn có thể chỉnh sửa được lỡ như sai, một kiểu thì không. Chắc bạn biết cái nào là cái nào chứ? Còn bây giờ thì khác. Bạn có thể chỉnh sửa nội dung thoải mái trên bản pdf và lưu lại với file pdf bình thường như chỉnh sửa trên Word.

Có thể nói, với bản Word 2016, Microsoft đã thực sự có một cuộc đổi mới ngoạn mục nhất từ trước đến nay. Rất nhiều tính năng tối ưu được thể hiện một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt là tính năng tôi sẽ nói ngay đây. Một trong những khó khăn nhất của người dùng Word là muốn làm một cái gì đó mà không biết nó gọi là gì để gõ từ khóa tìm kiếm hướng dẫn. Thì nay Word 2016 đã được cải tiến tính năng gõ mong muốn và Word 2016 sẽ hướng dẫn bạn. Vô cùng tiện lợi.

Microsoft Excel

Người anh em thân cận của Microsoft Word là đây. Excel là chương trình xử lý bảng tính cùng nằm trog bộ phần mềm Microsoft Excel. Phần mềm này đặc biệt quen thuộc với những ai đang làm quản lý. Cở gì thì hầu hết các file quản lý đều được quy về Excel để dễ xử lý. Lý do đơn giản là người dùng đã quen với Excel từ buổi đầu học môn tin học ở nhà trường rồi. Thói quen đôi khi thật đáng sợ, thế nên mặc dù bây giờ có rất nhiều phần mềm bảng tính tương tự nhưng doanh nghiệp vẫn phải cài Excel thôi. Một người quản lý một cơ sở nhỏ thôi cũng có thể sử dụng Excel cho rất nhiều việc: quản lý hàng hóa, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, quản lý thu chi,… Các tính năng trên Excel hiện tại cực kỳ phong phú mà một người có thể không bao giờ dùng hết. Nhưng mới đây Excel cũng đã có bản cập nhật mới của mình. Để xem Excel 2016 có gì mới nhé:

  • Công nghệ lưu trữ trên đám mây đã được Microsoft tích hợp vào Excel 2016. Tính năng này xuất hiện khi bạn lưu tệp vào file OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Chỉ cần nhấp vào nút lưu tự động ở đầu trang, bạn sẽ yên tâm không cần phải thường xuyên nhấp Ctrl + S nữa. Thời gian lưu là khoảng vài giây sau thao tác đã làm. Tính năng này hiện được cập nhật sẵn cho nhưng ai đăng ký sử dụng bản Office 365 của Microsoft. Còn một điều nữa là nếu bạn cùng làm việc với đồng nghiệp trên tệp đó thì chỉ sau vài giây người khác có thể xem được những thay đổi của bạn. Tính năng này tương tự như trên Word 2016.
  • Như vậy tương tự như Word 2016, Excel 2016 cũng có tính năng cộng tác với những người khác. Chức năng phù hợp những khi bạn cần làm việc cùng đồng nghiệp của mình. Nhấn vào nút Share ở góc phải trên cùng, chỗ gần nút Close để mở cửa sổ thêm địa chỉ Email của người muốn hợp tác. Tính năng này cũng đòi hỏi bạn phải lưu một vị trí trên OneDrive.
  • Tiếp theo một tính năng cũng có trên Word 2016, Tell me what you want to do. Nhấp vào khung Tell me và báo cho Excel biết bạn cần tìm cái gì, phần mềm sẽ hướng dẫn bạn rất nhiệt tình cho đến khi bạn tìm thấy thứ mình muốn.
  • Smart Lookup, bạn có nghe nói tới tính năng này. Đây là tính năng tìm kiếm nâng cao ngay trong trang tính, cũng tương tự như Word 2016 và các thành phần khác của bộ Office 2016. Tính năng này kết hợp với trang tìm kiếm Bing cũng của Microsoft. Để sử dụng bạn bôi đen từ cần tìm, chuột phải và chọn Smart Lookup. Thấy Microsoft cũng biết tận dụng gà cưng của mình để PR cho một sản phẩm khác. Mặc dù vậy tôi nghĩ cũng còn khá lâu nữa Bing mới có thể ngang bằng với Google. Tuy nhiên, bằng cách này Microsoft cũng giúp người dùng tiết kiệm một mớ thời gian tra cứu khi làm việc.
  • Làm việc với Excel để quản lý và báo cáo thì thường xuyên phải dùng tới biểu đồ rồi. Cập nhật mới thêm nhiều kiểu mẫu biểu đồ mới cho bản báo cáo của bạn thêm đa dạng mà lại dễ theo dõi.
  • Công nghệ ngày càng cao siêu đến mức đôi khi bạn không cần phải suy nghĩ cũng có được cái mình cần. Đó là lời giới thiệu của tôi tới tính năng phân tích dữ liệu nhanh trong Excel. Chọn một vùng dữ liệu, nhấp vào biểu tượng một bảng tính dưới dạng tia chớp, hệ thống sẽ trả về những công việc mà bạn có thể làm với bản tính này. Tính năng này tôi nghĩ là “Hot” nhất rồi. Nhiều khi số liệu đã có sẵn hết rồi, muốn có một cái gì đó nhưng không biết phải làm gì. Có tính năng này bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian suy nghĩ đấy.
  • Tính năng tiếp theo này cực kỳ tiện dụng luôn nhé. Với những ai đang quản lý website, quảng lý quảng cáo Facebook cực kỳ thích tính năng này. Đó là cải tiến cơ sở dữ liệu trên Excel 2016. Bây giờ bạn đã có thể thêm (gộp) dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác vào trong Excel như bảng báo cáo trên trang quản trị Excel, báo cáo kết quả chạy quảng cáo trên Facebook và không cần dùng tới phần mềm của bên thứ ba.

Chỉ mới tới Excel mà thật sự kích thích rồi, để xem Power Point làm được gì nhé.

Microsoft Power Point

Microsoft Power Point là phần mềm hỗ trợ trình diễn và báo cáo phổ biến nhất hiện nay. Nói đơn giản, mọi người thường dùng phần mềm này để thuyêt trình giúp cho việc báo cáo trở nên đơn giản, dễ hiểu hơn trong các cuộc họp. Bên cạnh đó, Power Point cũng được dùng để theo dõi quá trình triển khai và thực hiện kế hoạch tại các phòng ban.

Việc sử dụng Power Point được nhiều người nâng lên thành nghệ thuật vì khi bạn biết cách sử dụng các tính năng của phần mềm này bạn có thể tạo ra một cuộc trình diễn của nội dung, hình ảnh, âm thanh, màu sắc, … và tất cả để đạt được một thứ được gọi là nghệ thuật trình diễn. Bạn biết công nghệ làm Animation chứ? Với Power Point bạn cũng có thể làm được một tác phẩm như vậy khi lưu dưới định dạng Video.

Mặc dù một số loại công nghệ sau này cũng cho người dùng khả năng trình diễn nội dung thật sự ấn tượng, thậm chí nhiều bài báo còn chỉ ra các mối nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn vong của Power Point, nhưng với tôi, Power Point vẫn là một phần mềm thuyết trình ấn tượng. Chúng ta cùng xem phiên bản 2016 của Microsoft Power Point có gì mới nhé:

  • Tính năng mới Ý tưởng thiết kế sẽ hiện ra nhằm cho bạn những gợi ý có thể tốt hơn. Nếu muốn sử dụng tính năng này bạn chỉ cần chọn Bật. Quy trình thực hiện là sau khi bạn tải một nội dung bất kỳ, trình gợi ý sẽ hiện ra để bạn lựa chọn. Tính năng này được áp dụng khi bạn tải ảnh, biểu đồ hoặc văn bản soạn thảo trên Power Point.
  • Hẳn nhiên là không thể thiếu tính năng chia sẻ như hai đồng môn của mình rồi. Vẫn thao tác tương tự, tính năng tương tự. Những người đồng tác giả với Power Point của bạn có thể xem được bất cứ chỉnh sửa, cập nhập mới của bạn, đồng thời bạn cũng sẽ thấy được ví trí làm việc cụ thể của họ trên trình soạn thảo.
  • Bạn thích thiết kế phẳng chứ. Trong phần thiết kế của phiên bản này bạn phải ấn tượng rất nhiều với màu sắc, thiết kế ấn tượng của Power Point 2016. Đây là tính năng được cải tiến đặc sắc nhất và cũng cần thiết nhất đối với loại phần mềm thiên về trình diễn như thế này.

Các phần mềm kế toán

Mặc dù Excel hỗ trợ người quản lý rất nhiều nhưng khi công ty đã phát triển đến một mức độ nào đó, Excel thôi sẽ không đủ để người quản lý kiểm soát hết tất cả, đặc biệt là các hoạt động thu chi của doanh nghiệp. Lúc này công ty cần có thêm bộ phận kế toán và tích hợp một phần mềm kế toán phối hợp hành động. Nếu công ty nơi bạn đang làm việc chưa cập nhật phần mềm bạn nên ra sức thuyết phục lãnh đạo yêu cầu thiết kế một phần mềm kế toán riêng của công ty để tối ưu công việc, đẩy mạnh kế hoạch phát triển công ty. Và sau đây là các phần mềm mà dân kế toán nên biết để hỗ trợ công việc của mình:

  • Phần mềm kế toán Misa

Phần mềm dành cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập có quy trình quản lý đơn giản.

Vì hỗ trợ quản lý kế toán cho các công ty nhỏ, quản lý đơn giản nên phần mềm cũng đơn giản, trực quan, dễ thao tác. Điểm cộng lớn nhất của phần mềm là hệ thống bảo mật cực kỳ tốt. Chạy trên cơ sở dữ liệu SQL nên phần mềm có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.

  • Phần mềm kế toán Fast

Fast là phần mềm dành cho các doanh nghiệp lớn, công ty xây dựng hay sản xuất có nhu cầu quản lý nâng.

Dù phục vụ cho các công ty lớn, quy trình quản lý phức tạp nhưng phần mềm kế toán Fast lại cung cấp cho người dùng nhiều trải nghiêm đơn giản, giao diện dễ sử dụng, … Quan trọng nhất là phần mềm nhanh chóng cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách thuế, những ban hành thông tư, nghị định mới của Bộ tài chính, …đảm bảo bộ phận kế toán làm việc hiệu quả nhất.

  • Phần mềm kế tóa LinkQ

Được thiết kế trên nền tảng C#.Net, sử dụng hệ cơ sở dữ liệu SQL an toàn nhất hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật của phần mềm này.

Bắt kịp nhu cầu hiện tại của các công ty lớn về ngôn ngữ, phần mềm hiện có nhiều lựa chọn ngôn ngữ cho người dùng như tiếng Hoa, tiếng Anh, tiếng Nhật,…

Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu vì nó có tính năng cho phép theo dõi và hạch toán song song nhiều loại tiền tệ.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cở sở hãy cứ yên tâm là phần mềm có thể đồng bộ dữ liệu từ các cơ sở với nhau giúp người quản lý dễ dàng theo hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp.

Trên đây là 3 phần mềm dựng sẵn mà tùy theo nhu cầu, quy mô công ty mà các doanh nghiệp có sự lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, trong doanh nghiệp còn rất nhiều phần mềm tiện ích khác. Tiếp sau đây là phần mềm chấm công, cánh tay phải của bộ phận nhân sự và là nỗi ám ảnh của nhân viên.

Các phần mềm và máy chấm công

Bạn đã từng bị ám ảnh bởi phần mềm chấm công. Bạn có biết ở một vài công ty, người ta không tin vào kết quả của máy và phải dùng điện thoại chụp lại màn hình mỗi lần check dấu vấn tay. Tuy nhiên, phần nhiều của vấn đề nằm ở thao tác và chúng ta sẽ không nói nhiều ở đây. Trở lại với vai trò của phần mềm máy chấm công đối với hoạt động quản lý nhân sự tại công ty. Đây đúng là phần mềm hữu dụng với bất kỳ công ty nào, vừa chính xác, nhanh chóng và công tâm nữa. Và sẽ càng công tâm hơn nữa nếu máy chấm công áp dụng với ban quản trị, như vậy nhân viên sẽ càng nghiêm túc hơn.

Nói rõ hơn một chút về phần mềm chấm công. Đơn vị cung cấp phần mềm có thể cung cấp luôn máy chấm công hoặc họ chỉ cung cấp phần mềm nhưng phần mềm này có thể tích hợp với tất cả cá dòng máy chấm công khác nhau.

Các tính năng nổi bật của phần mềm chấm công cần phải có như: quản lý nhân viên, quản lý tiền lương, chế độ tăng ca, nghỉ việc hoặc theo dõi hoạt động chấm công. Các phần mềm máy chấm công thường được sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm:

  • Phần mềm chấm công FTA

Phần mềm có dung lượng nhẹ chưa tới 11MB và là sản phẩm của công ty Fitech Việt Nam. Công ty này chỉ cung cấp phần mềm tuy nhiên phần mềm chấm công FTA không ngại bất kỳ dòng máy chấm công nào, có thể tích hợp với tất cả cho nên bạn cứ yên tâm nhé.

  • Phần mềm chấm công Wise Eye Web on 79

Gắn liền với phần mềm là máy chấm công dòng Ronald Jack, tổng dung lượng gấp 3 lần FTA. Với mức dụng lượng này phần mềm thích hợp với các công ty lớn mới có khả năng sử dụng hết tất cả các tính năng của phần mềm. Hạn chế nhỏ của phần mềm này là hơi phức tạp, khó làm quen lúc ban đầu.

  • Phần mềm chấm công Att- Paradise

Nếu cả hai phần mềm không phù hợp với nhu cầu của bạn hãy thử phần mềm Att- Paradise này thử xem. Dung lượng chỉ khoảng 15MB, tốc độ xử lý nhanh, hoạt động cũng tương đối ổn định.

  • Phần mềm chấm công HRIS

Dung lượng 10MB, hoạt động tương tự phần mềm FTA. Phần mềm này phù hợp với các công ty nhỏ hoặc mới thành lập, có khoảng 10 nhân viên. Tính năng bảo mật tạm ổn.

  • Phần mềm chấm công Mitaco

Phần mềm có dung lượng 12MB, có thể sử dụng hai loại ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Việt.

Trên đây là danh sách 5 phần mềm máy chấm công. Doanh nghiệp bạn có đang dùng loại nào trong số 5 đề xuất của tôi bên trên. Bạn thấy cái nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Hãy gửi bình luận bên dưới để chúng tôi có thêm nhiều cập nhật hữu ích cho bài viết nhé.

Các phần mềm và máy tính tiền

Trước đây khi phần mềm bán hàng chưa phổ biến, nhiều cửa hàng thích sử dụng máy tính tiền. Vì chúng là loại công nghệ hiện đại và tiện dụng nhất thời bấy giờ. Công nghệ mới nhất của máy tính tiền cho phép người bán hàng theo tác nhanh. Sau đó kết nối dữ liệu vào máy tính hoặc thông qua Internet để gửi dữ liệu về máy quản lý. Bằng cách này cuối ngày người quản lý có thể kiểm soát tất cả hoạt động kinh doanh tại các cửa hàng hoặc nhiều cửa hàng khác nhau. Hiện nay máy tính tiền vẫn còn phổ biến đối với các cửa hàng có ít danh mục sản phẩm như quán café vì chi phí thấp hơn mua phần mềm. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp hoặc của hàng có nhiều danh mục sản phẩm, máy tính tiền không phải là giải pháp tối ưu. Một phần mềm bán hàng được cài đặt sẵn trên máy hoặc chạy trên nền tảng website sẽ là lựa chọn tốt nhất.

Các chức năng quan trọng trên phần mềm bán hàng gồm: quản lý kho hàng, quản lý sản phẩm, quản lý đơn hàng, quản lý bán hàng, quản lý chương trình khuyến mại, quản lý hoạt động của nhân viên, quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý website, hệ thống báo cáo với thời gian thực, đồng bộ dữ liệu với nhiều kênh bán hàng,…

Vì được cấu hình chạy trên nền tảng website, áp dụng công nghệ mới nên hiện nay các doanh nghiệp vẫn có thể truy cập vào ứng dụng này trên điện thoại thông minh, rất tiện cho công việc quản lý của mình.

Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ lữu trữ đám mây cũng là điểm cộng mà các doanh nghiệp lựa chọn loại phần mềm này. Công nghệ lưu trữ đám máy giúp doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục hoặc động nếu gặp sự cố mất điện và không thể kết nối internet.

Sau đây là các phần mềm bán hàng mà bạn nên lưu tâm:

  • Phần mềm bán hàng Sapo

Đây là bộ phần mềm được Sapo dựng sẵn. Khách hàng trước khi chính thức ký hợp đồng với Sapo có thể dùng thử phần mềm trong vòng 1 tháng. Ưu đãi này cũng tương tự như nhiều công ty cung cấp phần mềm bán hàng khác.

Sapo cũng như các phần mềm bán hàng khác, nó cung cấp cho người dùng một danh sách dài các loại hình kinh doanh tại của hàng để có sự lựa chọn phù hợp như kinh doanh trang sức, mỹ phẩm, sản phẩm thời trang, của hàng bán hoa, cửa hàng tạp hóa,… Người dùng đang bán cái gì thì chọn loại phần mềm bán hàng tương thích. Tính đa dạng của phần mềm giúp Sapo tiếp cận được rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.

Phần mềm có giao diện đẹp, thiết kế đơn giản, dễ làm quen, thích hợp với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau.

  • Phần mềm Kiot Việt

Là một trong những phần mềm bán hàng hàng đầu Việt Nam, Kiot Việt cũng cung cấp nhiều sự lựa chọn cho người dùng.

Kiot Việt có thể tương thích với nhiều dòng máy tính tiền. Trang quản trị dễ sử dụng. Dữ liệu có thể được nhập/ xuất theo file excel theo mặc định. Có thể yêu cầu kỹ thuật đồng bộ với trang quản trị của các sàn thương mại điện tử như Lazada, Robin, Adayroi,…. (nếu doanh nghiệp có yêu cầu).

Hạn chế của phần mềm này là rất khó thay đổi hoặc cập nhật tính năng mới cho phù hợp với nhu cầu của công ty. Mà đây cũng là gót chân Achilles của tất cả cac phần mềm dựng sẵn hiện nay.

  • Phần mềm bán hàng nhanh.vn

Hoạt động tương tự như các phần mềm ở trên. Giao diện của Nhanh.vn khá thân thiện với người dùng, trải nghiệm thú vị, các tính năng được thực hiện đơn giản. Nhanh.vn là sự lựa chọn hài lòng đối với nhiều doanh nghiệp và cửa hàng.

Bên cạnh các phần mềm dựng sẵn khó chỉnh sửa này có một loại dịch vụ công nghệ mới đáp ứng nhu cầu của các công ty năng động hiện nay. Đó là dich vụ thiết kế phần mềm quản lý tương thích với từng doanh nghiệp riêng biệt. Công nghệ này được gọi với cái tên ngắn gọn là thiết kế web-app. Hiện tại có rất nhiều công ty cung cấp loại dịch vụ này. Trong đó Mona Media là công ty dẫn đầu trong loại hình công nghệ thiết kế phần mềm tối ưu này.

Những phần mềm web-app của web đẹp cho doanh nghiệp

Một lần nữa tôi nhắc lại Web-app là phần mềm được thiết kế riêng dành cho mỗi doanh nghiệp. Web-app cũng chạy trên nền tảng website như các phần mềm dựng sẵn nhưng điểm ưu việt của dịch vụ này chính là tính linh động. Bên cạnh đó là chính sách chăm sóc đặc biệt dành riêng cho mỗi khách hàng. Hãy thông báo với chúng tôi ngay khi gặp sự cố hoặc cần nâng cấp một số tính năng cho phù hợp với tình hình phát triển của công ty. Đội ngũ lập trình viên của Mona Media là những chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế phần mềm đảm bảo có thể giải quyết bất kỳ yêu cầu nào của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý chạy trên nền tảng website

Ngoài các loại phần mềm chạy trên nền tảng web như tôi đã giới thiệu bên trên, Mona Media còn có thể thiết kế các bộ phần mềm như sau:

Phần mềm quản lý nhập – xuất kho

Thuộc nhóm hậu cần, kho được xem là bộ phận quan trọng nhất đối với nhiều doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp sản xuất hay dịch vụ. Ở các doanh nghiệp lớn hầy như không thể thiếu phần mềm quản lý nhập – xuất kho, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp trong mảng nhập xuất hàng, xuất nhập khẩu, mua hàng sỉ lẻ trung quốc, mỹ. Tại sao các doanh nghiệp lại quan trọng khâu quản lý kho bãi của mình. Mỗi khâu trong cả quy trình đều có vai trò quan trọng nhất định. Quản lý kho bãi cũng vậy. Nếu quản lý kho không tốt, cả quy trình bán hàng có thể bị đình trệ.

Ví dụ như công ty cung cấp dịch vụ đặt hàng Trung Quốc, bộ phận kho bãi cực kỳ quan trọng. Nhân viên cần làm việc hiệu quả với bộ phận tiếp nhận đơn hàng, bộ phận đặt hàng và vận chuyên để kiểm soát thời gian nhập hàng, kế đến là thời gian lưu kho, lúc nào sẽ xuất kho. Công việc này nói thì đơn giản nhưng thực tế đó là một bài toán cần sự linh động. Giả sử đã đến ngày giao hàng mà vẫn chưa liên lạc được với khách, nếu kho hết chỗ và hàng mới cần nhập vào, nhân viên buột phải linh động kiểm tra các đơn hàng còn lại liệu sẽ phải thu xếp như thế nào. Phần mềm cho phép nhân viên kiểm tra đơn hàng nhanh chóng chỉ bằng thao tác tìm kiếm đơn giản hoặc thông qua bộ lọc thông minh được lập trình sẵn trên phần mềm. Thao tác này giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt tình hình tổng quan của kho bãi, khả năng sức chứa để lập tức đưa ra phương án nếu có sự cố xảy ra.

Hãy xem phần mềm quản lý kho do Mona Media lập trình cho các doanh nghiệp lớn có những tính năng đặc biệt nào nhé:

  • Quản lý số lượng hàng trong kho

Đây là tính năng bắt buộc. Phần mềm quản lý hàng hóa dựa trên mã Code, mã QR hoặc imei,… tùy theo mặc hàng cụ thể.

  • Cảnh báo tồn kho

Quy trình tự động nhận biết lượng hàng tồn trong kho và cảnh báo ngay khi số lượng danh mục hàng không đáp ứng đủ.

  • Nhập/ xuất nhanh chóng

Thao tác cập nhật danh mục hàng hóa vào kho nhanh chóng bằng file Excel, phần mềm như tôi đã nói rất thân quen với người dùng. Cập nhật bằng File Excel cũng hạn chế trường hợp lỗi hệ thống, giúp người dùng nhanh chóng kiểm tra lỗi bằng thao tác quen thuộc, tránh mất nhiều thời gian tìm hiểu.

  • Xuất bán/ nhập hàng trả chính xác

Quản lý hàng hóa dựa trên mã mặc định nên hầu như các thao tác xuất bán hoặc nhập hàng trả cấp tốc thông qua thao tác đơn giản.

  • Quy trình kiểm tra hàng định kỳ nhanh chóng

Nhờ tính năng đồng bộ, quy trình kiểm tra hàng lỗi trong kho đồng thời cập nhật cho các bộ phận có liên quan trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn rất nhiều.

  • Đơn giản hóa thao tác của nhân viên thủ kho

Bộ phận kho liên quan đến nhiều bộ phận khác trong công ty. Hiện nay, tại các công ty chọn giải pháp phân chia quyền kiểm soát một vài hoặc toàn bộ các tính năng trên phần mềm quản lý kho. Nhờ phần mềm, những bộ phận như kế toán, bán hàng có thể giảm nhẹ phần việc của mình hơn rất nhiều.

Phần mềm B2B

Chức năng quan trọng nhất trên các phần mềm B2B là cho phép các doanh nghiệp đặt hàng sỉ lẫn nhau và quản lý công nợ.

Mặc dù giá trị lớn, thao tác trên phần mềm liên quan đến nhiều đơn vị khác nhau, đặc biệt là phần hóa đơn, chứng từ nhưng khi thao tác trên phần mềm mọi thứ trở nên đơn giản và tốc độ hơn rất nhiều, và tất nhiên lúc nào cũng có tỷ lệ chính xác hơn so với các phương thức quản lý thủ công thông thường.

Phần mềm quản lý bán hàng

Giúp đội ngũ sales nhanh chóng tiếp cận thông tin giá cả hàng, số lượng tồn kho. Cấp quản lý có cơ sở để đưa ra chiến thuật cụ thể.

Quy trình bán hàng sỉ khác với bán hàng lẻ. Đối với các doanh nghiệp cung cấp cả hai hình thức Mona Media luôn linh động cho ra các thuật toán quản lý tối ưu nhất.

Các tính năng quan trọng trên phần mềm quản lý bán hàng gồm:

  • Kiểm tra lượng hàng trong kho
  • Giữ hàng cho khách đặt trước
  • Nhập hàng trả
  • Báo giá bán hàng có hoặc không có giá khuyến mãi
  • Quản lý thông tin khách hàng
  • Quản lý thông tin đơn hàng
  • Tích hợp quản lý vận chuyển cho các đơn hàng sỉ và lẻ
  • Quản lý công nợ,…
  • Báo cáo doanh thu ngày, tháng, năm

Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp

Như tôi đã giới thiệu ban đầu về tính năng thay thế giấy tờ của các phần mềm, phần mềm quản lý doanh nghiệp là loại công cụ hữu ích mà các doanh nghiệp nên tìm hiểu và áp dụng. Doanh nghiệp có quá nhiều hồ sơ giấy tờ, những loại giấy tờ cần được lưu trữ, bảo quản trong thời gian dài như văn phòng luật nếu sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp sẽ giúp công ty quản lý núi hồ sơ chà bá mà không lo mất mát hay sai phạm.

Và sau tất cả, bạn đã hiểu vì sao phần mềm lại quan trọng đến như thế phải không? Bạn có muốn sở hữu hay nâng cấp bộ phần mềm tại doanh nghiệp mình? Hãy liên hệ ngay với công ty thiết kế phần mềm uy tín và chuyên nghiệp để đề xuất thực hiện một dự án chất lượng nhất.